出勤簿をデータ化する前に決めておくこと
出勤簿や勤怠表をExcelへ転記する作業をやめたい、という相談を受けたとき、先に決めておかないと後で必ず戻ってくる項目が3つある。読み取りの精度の話ではなく、読み取ったデータを給与ソフトへ渡せるかどうかを決める部分だ。公式の仕様に「一致していること」と書かれているものを拾うと、ここに集まる。
1. 誰のデータかを示す番号
給与ソフトは氏名ではなく番号で人を特定する。マネーフォワード クラウド給与は従業員番号で紐づけると明記していて、番号が一致していないと取り込めない。freee人事労務も、勤怠側と人事労務側の社員番号を先に揃えることを前提としている。弥生給与 Nextは、取り込む勤怠データの従業員コードと氏名が登録済みのデータと一致しているかを確認するよう書いている。
紙の出勤簿に番号が書かれていないことは多い。その場合、氏名から番号へ変換する対応表をどこに持つかを決める必要がある。同姓の人がいる職場では、氏名だけで突き合わせると静かに入れ替わる。
2. いつからいつまでを1か月とするか
勤怠側の集計期間と、給与ソフト側の締め日が合っていないと、取り込んだ時点で金額が変わる。freee人事労務は、設定した締日と勤怠管理サービスの勤怠の集計終了日が一致している必要があると書いている。月末締めと20日締めが部署ごとに違う、というだけで、読み取りの設計は変わる。
弥生給与 Nextでは、すでに勤怠データが入力されている従業員に取り込むと、インポートしたデータで上書きされる。やり直しが効くのは助かるが、上書きなので「前に入れた分に足される」わけではない。
3. 項目を何という名前で呼ぶか
ここが雇用区分で崩れる。正社員とパート・アルバイトで、集計する項目も呼び名も違っていることがある。片方だけ名前が変わって、そのまま運用が続いている場合もある。
マネーフォワード クラウド給与は、CSVの1行目の勤怠項目名が給与側の項目名と完全に一致していることを求める。完全一致なので、「普通残業」と「所定外残業」のどちらで呼ぶかを決めていない状態では渡せない。freee人事労務は逆に、所定労働時間・法定内残業時間・時間外労働時間といった項目名が先に決まっていて、こちらが合わせる側になる。
出典：freee人事労務ヘルプ / 弥生給与 Next サポート / マネーフォワード クラウド給与サポート
この3つを決めてから読み取りの設計に入ると手戻りが少ない。読み取りから確認、CSV出力までの流れは勤怠OCRのサービスページに書いています。